現(xiàn)在很多企業(yè)里的“密集會(huì)議文化”使項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的項(xiàng)目目標(biāo)很難達(dá)到預(yù)期的進(jìn)度要求，特別是在增強(qiáng)產(chǎn)品的用戶體驗(yàn)的方面。通常來說，會(huì)議中充斥著太多的項(xiàng)目議程，態(tài)度不冷不熱的頭腦風(fēng)暴與偏離會(huì)議的閑談，如果你在那種會(huì)議文化的環(huán)境中工作，試著用為期一天的工作坊可能是個(gè)絕佳的方式擺脫老套的會(huì)議。

在一個(gè)典型的合作團(tuán)隊(duì)的環(huán)境里，對線上或者移動(dòng)端產(chǎn)品用戶體驗(yàn)的改進(jìn)流程就像以下所示：

·　某人制定并安排了一個(gè)會(huì)議

·　大家在會(huì)上討論一些問題以及可能改進(jìn)的方面（這些改進(jìn)的方面可能又不一定和會(huì)議前準(zhǔn)備討論的問題相關(guān)）

·　接著有些人就開始跑題并且脫離了會(huì)議開始提出的問題

·　然后大家就散了又去參加另一場會(huì)議

·　此時(shí)有人又開始安排后續(xù)會(huì)議

·　接下來在會(huì)議里老問題改頭換面繼續(xù)討論，新問題又被加了進(jìn)來

上述的流程看起來就這樣無限的循環(huán)下去，導(dǎo)致解決的問題很少，能采取的行動(dòng)就更少。假如改變這個(gè)無限循環(huán)是可以有更好的方法，但是在這為期一天的會(huì)議時(shí)間內(nèi)，如果你能在全部的改進(jìn)提議中提煉出的有意義的焦點(diǎn)，大家伙能準(zhǔn)確定義出問題所在，頭腦風(fēng)暴有能提出解決問題的方法，然后提出優(yōu)先的決絕方案，也不一定讓大家參加一整天的工作坊。

然而為什么要組織大家參加工作坊？

工作坊有幾點(diǎn)優(yōu)于會(huì)議的地方：

·　良好而積極的動(dòng)機(jī)

·　產(chǎn)生共同的目標(biāo)感

·　一天內(nèi)集中涵蓋了會(huì)議需要幾周或數(shù)月完成的事情

·　使得每個(gè)人都能在解決方案上參與合作

如何開展工作坊？

這里是一個(gè)基本的把為期一天的工作坊劃分為三個(gè)相等時(shí)間段的方案：

為了驗(yàn)證這個(gè)方案，讓我們找一個(gè)假設(shè)性的問題——一家健康保險(xiǎn)公司擁有一個(gè)獨(dú)立的網(wǎng)站，這家公司發(fā)現(xiàn)在在線登記的過程中出現(xiàn)了問題，因此公司要搞清楚如何在下一次在線登記上線之前及時(shí)做出更好的流程改進(jìn)方案。

發(fā)現(xiàn)問題

多數(shù)的企業(yè)在正確定義那些需要解決的問題方面做得都很糟糕，常有強(qiáng)烈的欲望直接跳到“修復(fù)”階段，這樣做就直接導(dǎo)致大量的心血花在短期的改進(jìn)或是解決了錯(cuò)誤的問題。在這個(gè)健康保險(xiǎn)公司的網(wǎng)站的案例中，建立“解決一些用戶體驗(yàn)問題”工作坊是個(gè)新的開端與好的方式來證明這些真實(shí)存在的問題，獲取這些問題的途徑大概有：

·　通過收集一些呼叫中心代理人員分享的關(guān)于消費(fèi)者預(yù)約中遇到各種問題的故事

·　打印通話日志、調(diào)查結(jié)果與頁面點(diǎn)擊流數(shù)據(jù)在一個(gè)大幅面報(bào)告上并貼在墻上

·　讓那些對這個(gè)產(chǎn)品不熟悉的用戶（比如你的朋友、家人、來自別的不相關(guān)部門的同事等）使用你的產(chǎn)品然后讓他們談?wù)剬Ξa(chǎn)品的體驗(yàn)

·　收集有參考性的以前關(guān)于可用性會(huì)議的視頻或可用性報(bào)告的副本

·　發(fā)現(xiàn)以用戶的角度的工作坊參與者在體驗(yàn)網(wǎng)站時(shí)出現(xiàn)的問題（嘗試讓他們注冊自己家庭的成員）

·　采集工作坊參與人員的一些相關(guān)的傳聞軼事（例如：“我聽到人們抱怨在確認(rèn)頁的時(shí)候不知道怎么再點(diǎn)擊下一步”）

當(dāng)工作坊的參與人員產(chǎn)生了關(guān)于“產(chǎn)品為何不依據(jù)用戶習(xí)慣來設(shè)計(jì)？”產(chǎn)生的“怨念”與想法時(shí)，不需要花太多的時(shí)間在細(xì)節(jié)問題上（例如:'為什么不在這一塊多些留白？”或“我不喜歡綠色”），而是使用掛圖與便簽讓參與者捕捉這些“怨念”，并保證在隨后的時(shí)間里解決這些問題。一旦把這些采集到的問題制成列表，優(yōu)先考慮這些問題的嚴(yán)重程度同時(shí)選擇出重要度第一和第二位的問題為工作坊的下一階段的主要關(guān)注點(diǎn)，問題的嚴(yán)重程度反映在設(shè)定的問題優(yōu)先級與預(yù)定目標(biāo)內(nèi)。

頭腦風(fēng)暴解決方案

頭腦風(fēng)暴階段在整個(gè)工作坊部分是比較輕松的環(huán)節(jié)，參與者大多數(shù)在的思考如何解決這些問題，以下有一些關(guān)于如何讓這一階段更有效率的小貼士：

·　優(yōu)先考慮并解決一兩個(gè)問題強(qiáng)于試圖解決所有的問題

·　把參與者分解成跨學(xué)科的小組并匯總各個(gè)小組的討論的結(jié)果

·　鼓勵(lì)每個(gè)參與人員貢獻(xiàn)想法，越多越好

·　推遲關(guān)于解決這些問題需要付出多少成本這類話題的討論，允許這些討論出的解決方案是耗時(shí)且高成本的，并且在理想的源配置內(nèi)就能實(shí)現(xiàn)這個(gè)方案

·　提供草圖等的材料，鼓勵(lì)每個(gè)參與者視覺化解決方案

如果頭腦風(fēng)暴會(huì)議環(huán)節(jié)開始證實(shí)了正確的方向，那么從發(fā)現(xiàn)問題到解決方案這條道路就會(huì)異常的順暢，但值得注意的是，在頭腦風(fēng)暴環(huán)節(jié)中會(huì)出現(xiàn)這樣的陷阱，也就是經(jīng)常會(huì)接受第一個(gè)可行性方案、發(fā)出最響亮聲音者的那個(gè)方案以及地位最高者提出的方案，可是這些往往不是最好的對問題的回答，所以分小組討論能很好的避免這一問題，同時(shí)一個(gè)好的主持人有更多的方法能保證所有的想法能得到徹底的平等對待。

按大小與優(yōu)先級排列解決方案

這里有個(gè)基本的矩陣，你為了得到一個(gè)特定的方案，可以用這個(gè)矩陣來權(quán)衡對它投入的成本大小與這對這個(gè)優(yōu)先級方案會(huì)產(chǎn)生的潛在利益，最終希望能選擇出最可能的解決方案：

例如下表中開始列出你的潛在的解決方案的矩陣列表。

工作坊中的這個(gè)階段是比較困難的，經(jīng)常會(huì)在例如“我們貌似知道的方案還不夠多”這樣的疑問中停滯不前，為了更有效率的方案的大小與優(yōu)先級進(jìn)行權(quán)衡，有以下幾個(gè)小貼士：

·　在T恤大小的區(qū)域內(nèi)對這些可能的解決方案進(jìn)行影響力與投入成本大小排名（例如最大、中等、最?。?/span>

·　如果技術(shù)團(tuán)隊(duì)對某一方案猛烈抨擊，那就得承認(rèn)這方案的實(shí)際工作負(fù)載可能存在問題，同時(shí)得承認(rèn)技術(shù)團(tuán)隊(duì)以最小投入的那個(gè)方案是最可能往前推進(jìn)的方案

總結(jié)你的工作坊

從定義發(fā)現(xiàn)的問題到列出可能新的解決方案這條路并不是一帆風(fēng)順的，如果你一天內(nèi)仍然沒得出集體的決定，不要灰心，這也是常事。如果你用完了規(guī)定的時(shí)間發(fā)現(xiàn)還是沒有任何決議產(chǎn)生，試著從“產(chǎn)生決議”轉(zhuǎn)變到再次分配任務(wù)與再進(jìn)行下一個(gè)步驟。所以在工作坊的結(jié)尾，常會(huì)有很驚喜的輸出分享給大家：

·　收集了更多的問題（例如“用戶在登記的過程中在哪里流失的？”）

·　探索了替代的解決方案（例如“盡管我們最喜歡的這個(gè)提案，但是耗費(fèi)資源太大，還是在下一次用戶線上登記時(shí)期之前采用更快速的改進(jìn)方案可能更好”）

·　研究范圍更細(xì)致（例如“IT研發(fā)團(tuán)隊(duì)在兩個(gè)備選方案中需要知道哪一個(gè)的開發(fā)成本更低”）

工作坊的基本要素

1. 哪些人來參加：最好盡可能請跨學(xué)科的人員參加，比如說，邀請?jiān)拕?wù)中心代理人員、項(xiàng)目經(jīng)理、銷售團(tuán)隊(duì)的人員、設(shè)計(jì)師、文案人員以及工程師團(tuán)隊(duì)人員參與工作坊來共同解決問題。

2. 關(guān)掉手機(jī)電腦設(shè)備：在開始工作坊之前確保參與人員不在發(fā)短信、收發(fā)郵件以及與本次工作坊無關(guān)的事情，如果大家不能全身心的參與，他們是根本沒必要來參加這個(gè)工作坊的。

3. 時(shí)間安排：給工作坊的尋找問題——解決方案——權(quán)衡方案三個(gè)階段各分配兩個(gè)小時(shí)的時(shí)間，還要確保安排了休息的時(shí)間；否則參與者在中途產(chǎn)生疲勞迷茫的狀態(tài)。所以安排他們吃東西的時(shí)間，收發(fā)郵件的時(shí)間，上洗手間的時(shí)間以及還有些閑聊的時(shí)間。同時(shí)提供零食和飲料可以有效的減少各位參與者的疲勞迷茫的狀態(tài)產(chǎn)生。

4.指定一個(gè)主持人：需要有個(gè)人確保所有需要的材料都準(zhǔn)備齊整，把握工作坊的每個(gè)階段的方向與討論的目的，確保遵守時(shí)間限制，及時(shí)的記錄在白板上的信息。幾乎任何一個(gè)參與者都能扮演主持人身份，但是一個(gè)有經(jīng)驗(yàn)的主持人能讓工作坊更有效率，尤其是有些事情沒再往前推薦的時(shí)候重新定義方向的能力，霸氣的管理風(fēng)格，又能保證能夠達(dá)到設(shè)定的目標(biāo)。如果你沒有機(jī)會(huì)從外部找到一個(gè)主持人，自告奮勇你自己做這個(gè)主持人身份并推動(dòng)整個(gè)工作坊往前進(jìn)。

5. 克服第一次的緊張感：如果你是第一次開展工作坊又很在意成功與否，其實(shí)只要能在這一天中專注于你設(shè)定的那個(gè)清晰明確的目標(biāo)（例如，為在線登記系統(tǒng)指定一個(gè)可行性的改進(jìn)方案）與制定完備的活動(dòng)議程，你可以從參與者那里尋求相關(guān)的幫助,以判斷你是否達(dá)到了預(yù)定目標(biāo)。你可以根據(jù)指定好的議程堅(jiān)持往前推進(jìn)，盡管你不完全確定活動(dòng)的每個(gè)環(huán)節(jié)中是否按照計(jì)劃行事。

結(jié)論

建立工作坊形式提供了一個(gè)受歡迎的方式并且緩解了苦逼的“開會(huì)”帶來的磨蹭拖沓的感覺。當(dāng)工作坊實(shí)施的得當(dāng)，它就能提供了很有建設(shè)性的解決問題的方式，同時(shí)讓每個(gè)參與者都很興奮的參與其中。工作坊是積極快樂的，就這兩點(diǎn)就足以讓你和你的組織拋棄無聊的會(huì)議，搞個(gè)頗有成效的工作坊吧。