縱橫貫通預(yù)算管理之道 | 企業(yè)預(yù)算管理的困惑——杰克·韋爾奇死結(jié)的形成與破解

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在預(yù)算管理中,有一個績效考核與貢獻水平相平衡的難題,曾經(jīng)令杰克韋爾奇這樣的企業(yè)管理大師都為之困惑,一度認為預(yù)算是公司的禍根,其追求的是低的績效,導(dǎo)致員工貢獻低水平的工作,每個人都只顧討價還價,爭取最低指標。這個預(yù)算問題被俗稱為“杰克·韋爾奇死結(jié)”。這個難題是全面預(yù)算管理需要解決的一個重難點,這一點無論美國企業(yè)還是中國企業(yè)都有相同的誤區(qū)。





一、預(yù)算申報與使用


首先想請各位讀者想象一個申報預(yù)算的場景,如果您是業(yè)務(wù)部門負責(zé)人,去年您的部門花了10萬的費用,下一年度部門的任務(wù)將翻一番,那下一年度的費用預(yù)算將怎樣預(yù)測。合適的數(shù)字是7.5萬,15萬還是20萬?


作為部門負責(zé)人的您,肯定會考慮到兩個因素,一個是任務(wù)的翻倍,另一個是審批的最終結(jié)果。所以“按常理”申報一般會是20萬,因為您知道,預(yù)算提交上去后,領(lǐng)導(dǎo)在審批的時候可能會因為各種控制原因減掉一部分。假設(shè)領(lǐng)導(dǎo)批了15萬,您也不想就此反復(fù)討論了,于是15萬的預(yù)算就會成為最終的下一年部門費用預(yù)算。


再請各位讀者繼續(xù)想象一下預(yù)算使用的場景,現(xiàn)在已經(jīng)到了下一年度10月了,但是費用才花了7萬,還剩余8萬的預(yù)算余額。在接下來的兩個月里面,“按常理”,您會選擇如何使用呢?一是盡量全部使用完,二是順其自然,三是找重點項目來突擊投入。


“懂常理”的人肯定選擇盡量全部花掉,如果留下余額,明年再申請這么多預(yù)算可能就沒戲了,甚至在年終考核時,還會考核預(yù)算準確率。所以不管怎么說,都應(yīng)該把錢全部用掉。實在沒有地方使用,也會找些項目提前支出。于是,預(yù)算管理成了花錢競賽。



二、尋找“死結(jié)”的根源


做預(yù)算就要設(shè)定目標,分配資源,這兩項工作與各部門的利益直接掛鉤。作為被考核對象的部門、員工為了自身利益的最大化,自然希望爭取盡可能多的資源,盡可能地多填報費用預(yù)算。于是各部門“各顯神通”,以各種理由包裝費用的增加、業(yè)績的降低。到了預(yù)算期末尾,則開始突擊使用剩余預(yù)算,力圖用完全部預(yù)算。這一方面能證明預(yù)算編制時候考慮的周全性和預(yù)算編制的準確性, 另一方面也為明年新一輪的預(yù)算“搶奪”打下基礎(chǔ)。許多企業(yè)預(yù)算管理失敗,都是因為進入“杰克·韋爾奇死結(jié)”。但預(yù)算不是禍根,不懂、不會、不用方法才是真正的禍根。


一是預(yù)算編制的精準度有待提高,預(yù)算金額與實際需求存在較大偏差。企業(yè)通常使用“增量預(yù)算法”編制費用預(yù)算,上一篇文章我們提到了這種編制方法容易受前期既成事實的影響,使上個預(yù)算期的不合理因素延續(xù),形成不必要開支合理化,造成預(yù)算上的浪費?!霸隽款A(yù)算法”容易向員工傳遞“盡量做大費用預(yù)算,為自己爭取討價還價的空間”的想法,從而造成預(yù)算編制金額脫離實際需要。


另外,業(yè)財割裂下的預(yù)算編制,也會使編制部門產(chǎn)生預(yù)算額度需求錯覺。當(dāng)預(yù)算編制只盯最終任務(wù)目標,缺乏與經(jīng)營計劃的細致拉通時,便容易產(chǎn)生過度樂觀或過度謹慎,資源錯配,風(fēng)險低估,與目標不一致等預(yù)算資源配置與最終目標錯位的現(xiàn)象。


二是缺少對預(yù)算執(zhí)行偏差的容忍,缺少費用節(jié)約的激勵機制。從預(yù)算的整體管理方法上看,費用預(yù)算確實應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)使用完畢,不得在部門賬戶上留有余額。然而,不留余額的預(yù)算管理方式存在另外的誤區(qū),即不論節(jié)約與否,其結(jié)果對部門的預(yù)算執(zhí)行評價并無差別。更甚者,節(jié)約下來的資金反而可能對評價指標產(chǎn)生不利影響。這種設(shè)計不僅未能有效激勵節(jié)約行為,反而可能“誤傷”那些真正努力節(jié)約的員工。這顯然違背了預(yù)算制度設(shè)計的初衷,即獎勵節(jié)約并懲罰不作為或消極態(tài)度。



三、解開死結(jié)


在分析了產(chǎn)生問題的具體原因后, 讓我們嘗試著來解開“杰克·韋爾奇死結(jié)”。


一是調(diào)整預(yù)算編制方法。企業(yè)應(yīng)避免長時間使用“增量預(yù)算法”進行預(yù)算編制,避免預(yù)算金額陷入不斷膨脹、越控越高的陷阱中。應(yīng)當(dāng)適時采用“零基預(yù)算法”,“零基預(yù)算法”特點是以零為基礎(chǔ),逐項評估各項支出的合理性、必要性或者收入的可行性及數(shù)額大小,逐項審議決策而予以確定?!傲慊A(yù)算法”編制的時間長、工作量大,企業(yè)可以每隔幾年按此方法編制,打破部門與個人的慣性思維,抑制預(yù)算膨脹趨勢。此外,“零基預(yù)算法”還可以讓預(yù)算編制的過程與經(jīng)營計劃充分拉通,找到企業(yè)真正需要投入的項目,確定投入周期和投入金額,實現(xiàn)預(yù)算控制。


二是建立和完善預(yù)算制度的激勵機制。建立完善的預(yù)算后評價機制,對于那些在預(yù)算管理和資金使用方面表現(xiàn)突出的部門和個人,應(yīng)該給予相應(yīng)的表彰和獎勵,以鼓勵更多的單位和個人積極參與到預(yù)算管理和提高資金效率的行動中來。其次,可按實際情況考慮將節(jié)約的費用部分留歸在部門賬上,下一年度繼續(xù)使用,以鼓勵費用節(jié)約。


“杰克·韋爾奇死結(jié)”產(chǎn)生的根本原因是預(yù)算編制與實際經(jīng)營需求的錯位,以及預(yù)算使用考核機制的不完善。要解決"杰克·韋爾奇死結(jié)"問題,企業(yè)需要采取一系列綜合性措施:首先,強化業(yè)務(wù)與財務(wù)部門之間的溝通,確保預(yù)算編制緊密貼合實際業(yè)務(wù)需求;其次,提高預(yù)算的靈活性,為不可預(yù)見的支出預(yù)留空間;同時,完善考核機制,建立全面的評估體系,既考核預(yù)算使用效率,也鼓勵節(jié)約資金的再投資和效益最大化;此外,通過建立獎勵和認可機制,激勵員工在預(yù)算執(zhí)行中展現(xiàn)主動性和創(chuàng)造性;還需要建立信息共享平臺,實現(xiàn)業(yè)務(wù)動態(tài)與預(yù)算編制的同步更新;最后,管理層應(yīng)具有長遠視角,進行戰(zhàn)略性資源配置,確保預(yù)算支持公司的長期發(fā)展目標。


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